Les frais engagés par les bénévoles

18 mai 2012 - 08:37

Dans un club, les frais engagés par le bénévole, dans le cadre des activités de celui-ci sont généralement remboursés. Cependant, ce dernier peut renoncer à ce remboursement et faire reconnaitre, auprès des impôts, ce renoncement comme un don.

Un bénévole est une personne qui va s'occuper de l'association et participer à ses activités gratuitement. Il donne de son temps et fait profiter de ses connaissances et de son savoir-faire sans contrepartie en argent ou en nature. Son activité associative ne peut pas l'enrichir, financièrement ou matériellement.

Il est donc complètement interdit d'allouer une contrepartie aux bénévoles, malgré tout le temps et les services qu'ils ont pu rendre.

En revanche, le bénévole ayant supporté une dépense pour le compte de l'association peut légitimement demander à celle-ci le remboursement de ses frais.

Mais, il peut également préférer en faire un don à l'association et bénéficier ainsi de la réduction d’impôt sur le revenu.

A)  Le remboursement des frais engagés

La « politique » de remboursement de frais aux bénévoles est déterminée par l’organe de direction l’association (conseil d’administration, bureau) ; elle peut être consignée dans le règlement intérieur.

     1) Le bénévole remplit une fiche de frais supportés dans le cadre de son activité bénévole. S’il s’agit de frais de déplacement, il faut préciser la date, les lieux de départ et d’arrivée, l’objet du voyage, le nombre de kilomètres parcourus.

Tous les frais liés à ce déplacement (essence, parking) doivent figurer sur cette fiche et être accompagnés des factures ou justificatifs correspondants.

     2) Les bénévoles et l’association se mettent d’accord sur les modalités de remboursement (prix du repas, montant de l’indemnité kilométrique).

Le barème de défraiement, qui peut être celui prévu par l’administration fiscale pour la déduction des frais réels des salariés par exemple ou celui spécifique à l’abandon des frais engagés par les bénévoles des associations.

     3) L’association rembourse le bénévole.

B)  L’abandon de remboursement des frais

Quand le bénévole choisit de faire don à l'association des fais engagés, cet abandon de créance est assimilé à un don et il peut ainsi bénéficier de la réduction d’impôt sur le revenu.

1.    Qui peut bénéficier de cet avantage ?

Seuls les bénévoles des associations d’intérêt général peuvent en bénéficier.

Les réductions fiscales ne sont consenties que pour les dons (ou abandons de créance) aux associations d’intérêt général visées à l’article 200 du CGI (l’intérêt général répond aux conditions de gestion désintéressée, d’action à caractère philanthropique, sportif, culturel,  etc. et sans but lucratif).

Les frais doivent être engagés dans le cadre d'une activité bénévole, c'est-à- dire en l'absence de toute contrepartie pour le bénévole. 

Une réponse ministérielle (« RM MARLEIX n° 105777 » publiée au JO le 08 mai 2 007 page 4287) soumet toutefois ce dispositif à la condition suivante : « il doit être établi que toute personne placée dans la même situation aurait pu obtenir le remboursement effectif par l'association des frais engagés si elle en avait fait la demande ». Il convient donc de prévoir cette disposition (bénévoles concernés, tarifs, etc.) dans un règlement intérieur et de s’assurer de disposer des liquidités qui auraient permis le remboursement effectif.

 Attention : Dans le cadre d’un club de football, seuls, les dirigeants et entraîneurs bénévoles licenciés peuvent en bénéficier.  

2.    Quels sont les associations habilitées à émettre un reçu de don 

L’article 200 du Code Général des Impôts (CGI) répertorie les associations habilitées à émettre des reçus de dons donnant droit à réduction d’impôts.

Ces associations doivent avoir un intérêt général et leurs buts doivent être philanthropiques, éducatifs, scientifiques, sociaux, sportifs, humanitaires…..

L’intérêt général se définit par trois critères :

  • La non-lucrativité des activités de l’association : l’association ne doit pas rechercher le profit et avoir une utilité sociale.

NB : le profit peut tout de même être réalisé dans le cadre d’une gestion saine en prévision de charges futures, toutefois il ne doit en aucun cas être distribué aux membres et doit toujours être réinvesti dans le fonctionnement de l’association. 

  • Le caractère désintéressé de la gestion : l’association doit être administrée par des bénévoles.

  • Le fonctionnement en cercle non restreint de l’association : l’association doit être ouverte à tous et ne pas servir les intérêts d’un nombre limité de personnes. 

En cas de doute, comment être certain qu’une association rentre dans les critères de l’administration fiscale ? 

Afin de se garantir qu’elle est bien habilitée à recevoir des dons et à émettre des reçus conforme aux dispositions de l’article 200 du CGI, une association peut demander l’avis des services fiscaux par l’intermédiaire d’un imprimé conformément à la procédure indiquée dans le Bulletin Officiel des Impôts n°164 du 19 octobre 2004.

L’administration a alors un délai de six mois à compter de la réception du dossier complet pour répondre à l’association. Passé ce délai, le silence de l’administration vaut acceptation et l’association peut dès lors émettre des reçus de dons selon le modèle cerfa n°11580*03. Attention, l’administration ne s’engage que pour le fonctionnement strictement identique à la description faite sur la demande. 

 3.    Quels sont les frais concernés ?

Il s’agit des frais engagés, dans le cadre des missions et activités d'un organisme d'intérêt général ; il peut s’agir de frais de déplacement (réunions, manifestations, etc.) mais également d’achat de petit matériel, de documentation, téléphone, repas, nettoyage des maillots, dons en matériel, etc.…

4.    Quel est le montant de la réduction ?

Depuis l’adoption de la loi n° 2003-709 du 1 er août 2003 relative au mécénat, aux associations et aux fondations, la réduction d’impôt de l’article 200 du CGI, accordée au titre des dons consentis à des organismes sans but lucratif et d’intérêt général, représente 66 % du montant des sommes versées dans la limite de 20% du revenu imposable pour les autres « dons aux œuvres ». 

Exemple :
Pour un revenu imposable de 12 500 €, la réduction maximale admise en échange de dons aux associations s’élève à 2 500 € (20 % de 12 500 €) et la réduction d’impôt peut donc s’élever au maximum à 1 650 € (66 % de 2 500 €).

Dans l’hypothèse où le plafond de 20% est dépassé, la loi autorise un étalement de la réduction d’impôts sur 5 ans. 

Exemple :
Un bénévole a un revenu imposable de 20 000€. 20% de son revenu équivaut à 4 000€.

Ce bénévole a renoncé aux remboursements de ses frais engagés au sein d’une association d’un montant de 7000€ pour l’année.
                 66% de 7 000€ est égal à 4 620€.

La réduction du bénévole au titre de l’année 2007 sera égale à 4000€. Les services fiscaux lui déduiront 620€ de son impôt l’année suivante.

5.    Comment renoncer aux remboursements de frais

Pour en bénéficier, le bénévole doit seulement :

1) Joindre une note de frais, accompagnée des justificatifs, constatant le renoncement au remboursement des frais engagés et mentionner sur la fiche de remboursement de frais

: « Je soussigné……… certifie renoncer au remboursement des frais mentionnés ci-dessus et les abandonner à l’association en tant que don. » ;


2) Porter sur sa déclaration de revenus, page 4, ligne UF (dons aux œuvres…), la somme correspondant aux frais non remboursés par l'association.

3) Joindre le ou les reçus de dons délivrés par l'association.

Important : cette procédure concerne uniquement un abandon de remboursement des frais engagés et non la valorisation du temps de présence sur une activité. 

Du côté de l’association :
 

a)     Comptabilisation des frais : 

Les fiches de frais devront être enregistrées par le club, à la fois en charges et en produits. Les frais que le bénévole a engagés pour le club doivent figurer en dépenses. Si le bénévole n’en demande pas le remboursement, il effectue une sorte de don à l’association qui enregistre ainsi une recette et doit alors délivrer un reçu pour un don.

Cette procédure d’inscription en comptabilité est obligatoire pour que le bénévole puisse bénéficier de la déduction fiscale. Il s’agit d’un simple jeu d’écriture qui augmente le budget et les charges et produits du compte de résultat mais sans en modifier l’équilibre. 

Exemple :
                 Au débit : 625 Déplacements, missions et réceptions
                                 626 Frais postaux
                                 6..  autres frais
                                                       Au crédit : 467 Dirigeants

b)     Constatation de l’abandon de créance. 

Exemple :
                 Au débit : 467 Dirigeants
                                                 Au crédit : 754 Collectes, dons manuels

Il est possible de comptabiliser les frais et le renoncement au remboursement en une seule fois lors de l’établissement de l’état récapitulatif et de la renonciation. 

Le libellé de l’opération sera : « Dépenses et dons de Monsieur (ou Madame) DUPONT » 

Exemple :
                 Au débit : 625 Déplacements, missions et réceptions
                                 626 Frais postaux
                                 6..  autres frais
                                                Au crédit : 754 Collectes, dons manuels

c)     Délivre le reçu en cochant « autres » à la rubrique « nature du don ».


A cette somme correspondant aux frais non remboursés, il est possible d’ajouter les cotisations versées à l’association à condition que le versement soit fait à titre gracieux et sans contrepartie.

Le club doit alors délivrer un reçu N° 11580*03 que le contribuable bénévole devra joindre à sa déclaration de revenus. Ces reçus doivent être numérotés et établis en double exemplaire, dont un pour le club, conservé avec les pièces justificatives des frais.

Les contribuables qui transmettent leurs déclarations par internet sont dispensés de l’envoi des reçus mais ils doivent être en mesure de les produire en cas de demande de l’administration.

L’article 1768 quater du Code Général des Impôts prévoit une amende de 25% des sommes reçues si l’association a délivré des reçus à ses donateurs alors qu’elles ne répondaient pas aux conditions énoncées.


Évaluation des frais kilométriques :

Seuls les frais dûment justifiés (par des factures, des notes d’hôtel, etc.) sont susceptibles d'ouvrir droit à la réduction d'impôt. Il est toutefois admis que les frais de véhicule automobile, vélomoteur, scooter ou moto, dont le contribuable est propriétaire, soient évalués forfaitairement en fonction d'un barème kilométrique spécifique aux bénévoles des associations, sous réserve de la justification de la réalité, du nombre et de l'importance des déplacements réalisés pour les besoins de l'association (réunions, formation, etc.).
Ce barème comporte deux tarifs et s’applique indépendamment de la puissance fiscale du véhicule automobile ou de la cylindrée des vélomoteurs, scooters ou motos, du type de carburant utilisé et du kilométrage parcouru à raison de l’activité bénévole. 

Le barème au titre des frais engagés en 2011 est le suivant :

  • Véhicule automobile : 0,304 €/km
  • Vélomoteurs, scooters, motos : 0,118 €/km 

Exemple : un bénévole qui aurait effectué 2 300 km en 2008 pour le compte de l’association et qui abandonnerait sa créance sur l’association pourrait évaluer ce « don » à :
2 300 x 0,304 = 699.2 €. Cette somme est assimilable un don et fait bénéficier le bénévole d’une réduction d’impôt de 461 € (soit 66 % de 699 €).


Commentaires

Pl Équipe Pts Jo G N P F Bp Bc Dif
1 GRIGNY U.S. 3 1 1 0 0 0 7 0 0 7
2 LONGJUMEAU ES 3 1 1 0 0 0 5 0 0 5
3 LISSOIS F.C. 3 1 1 0 0 0 5 2 0 3
4 FONTENAY VICOMTE FR 3 1 1 0 0 0 3 1 0 2
5 M-N-VDB FC 3 1 1 0 0 0 3 2 0 1
6 MENNECY C.S. 1 1 0 1 0 0 2 2 0 0
7 ATHIS MONS F.C. 1 1 0 1 0 0 2 2 0 0
8 JANVILLE LARDY A.S.L 0 1 0 0 1 0 2 3 0 -1
9 BOISSY SS/ ST YON 0 1 0 0 1 0 1 3 0 -2
10 VAUHALLAN FC 0 1 0 0 1 0 2 5 0 -3
11 VERRIERES LE BUISSON 0 1 0 0 1 0 0 5 0 -5
12 DOURDAN S. 0 1 0 0 1 0 0 7 0 -7